江西信息应用职业技术学院

学生档案管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为全面做好学院学生档案管理工作，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，确保学生档案真实、完整、安全，充分发挥学生档案在教育管理与就业工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第 41 号），结合学院实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法适用于具有江西信息应用职业技术学院学籍的全日制学生档案管理。

第三条 学生档案是记载学生在校期间的思想、学习、工作、生活、遵守校规校纪和法律法规等情况的主要材料，是全面考察了解学生在校表现的主要依据。

第四条 学生档案管理工作严格贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整、真实、系统、安全。

第五条 学生档案管理按照二级院系和相关部门分级管理的原则，学生工作处统筹管理，由二级院系负责档案材料的收集、整理和日常管理，在学生毕业前将整理好的档案移交学生工作处学生档案室集中归档，学生工作处、教务处、团委、招生办、就业办、信息中心等有关部门协助完成相关工作。

第二章 学生档案管理机构及职责

第六条 学生档案室是学院学生档案管理的工作机构，由学生工作处统一管理，配备专人负责学生档案管理工作。

第七条 二级院系主要负责人为院系学生档案管理工作的第一责任人，并明确指定系学生档案管理人员，具体负责新生档案的建立、日常归档材料的收集、整理和档案移交工作。

第八条 学生档案室工作职责：

（一）在校学生档案材料的收集、整理及归档（不包括成人教育类学生、学员的档案）；

（二）在校学生档案的查、借、阅；

（三）毕业生档案的转递；

（四）遗留档案的管理、查阅、补办和转递；

（五）为有关部门提供档案中记载的学生情况证明；

（六）做好学生档案的安全、保密和保管工作；

（七）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案统计工作；

（八）其它有关学生档案管理的事项。

第九条 二级院系学生档案管理工作职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规以及学院制定的档案管理规定。确保学生档案工作纳入工作计划、管理制度和有关人员的职责范围之中；

（二）学院计划内招收的中职、高职新生档案，各系接收、汇总、整理后按年级、专业、班级登记造册，留存归档；

（三）按照要求做好新生档案的收集、整理工作；做好学生档案平时形成材料的收集、管理和归档工作；做好毕业生材料的收集和移交工作；

（四）毕业生的档案材料应在每年学生毕业前两个月内向学院档案管理部门移交完毕；

（五）协助解决学生档案工作中出现的问题。

第十条 学院学生工作处、教务处、团委、招生办、就业办、信息中心等有关部门学生档案工作职责：

（一）负责档案袋、学生奖惩材料、诚信档案和入学登记表等纸质表格的制作发放；

（二）定期将学生学籍变更情况以书面形式提交学生档案室。在校内跨专业、跨系转学的学生审批表在形成后一个月内以书面形式送交档案室；

（三）需要归档的奖励和处分材料在形成后一个月内移交档案室；

（四）毕业生各学期成绩汇总表在离校前一个月内移交档案室；

（五）毕业生实习鉴定表在离校前一个月内移交档案室；

（六）毕业生就业通知书和毕业生转递档案单位相关信息在学生毕业离校前一月内移交档案室。如有其他情况，请及时通知档案管理负责人，以便做好毕业学生档案的转递工作。

（七）信息中心做好电子档案建立、网上查询的建立协助工作。

第三章 学生档案材料分类及归档范围

第十一条 归档的学生档案，必须真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及有关情况，对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第十二条 学生档案的分类及其归档范围

第一类：中职阶段形成的档案材料：

（一）江西信息应用职业技术学院入学登记表；

（二）江西信息应用职业技术学院毕业生登记表；

（三）江西信息应用职业技术学院学业成绩汇总表；

（四）江西信息应用职业技术学院各类奖、惩材料等。

第二类：高职阶段形成的档案材料：

（一）入学材料：江西信息应用职业技术学院学生登记表，高中（中职）纸介质档案（包括高等学校招生考生报名登记表、体格检查表、综合素质评价表，高中综合素质评价手册或中职学校毕业生登记表等其他相关材料。

（二）奖励材料：学生在校期间获得院级及以上的奖励材料，包括三好学生、优秀学生干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表、各类奖学金和技能大赛证书等其他获奖证明材料；

（三）处分材料：学生在校期间违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分材料，包括撤消处分等有关材料；

（四）学籍变动材料：各学习阶段退学、结业、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。

（五）毕业材料：各学习阶段学生成绩汇总表、江西信息应用职业技术学院综合素质评价报告书、毕业生就业通知书及毕业实习鉴定表等。

第三类：其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。

第四章 学生档案材料归档与移交

第十三条 学生档案材料的归档要求：

（一）归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件材料。综合素质评价报告书涉及学期鉴定和最终评价等材料要有学生本人签字，系盖章和填写日期；奖励材料、处分决定及个人文字材料等应当有学生本人的签字；特殊情况下，学生本人未签字的，应当由移交单位说明。

（二）归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

（三）归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖各系公章。

（四）不属于规定归档的材料，经过鉴别，可视情况分别处理或退回各系，凡收集的归档材料，按归档内容分类整理，使用统一、规范的学生档案袋。

第十四条 学生档案材料移交要求：

（一）新生入学后，入学前材料和学业期间产生的材料由所在二级院系负责收集，以班级为单位按照学号顺序排列并标注系部、年级、专业、班级、学号及姓名等信息向学生档案室移交。并附《高职入学、毕业档案材料移交登记表》，学生档案室对照二级院系提供的新生入学名册，由经办人当面核对清单，经核对无误后履行签字手续，一式两份，二级院系一份，档案室留一份。移交工作应在新生入学后三个月内完成。

（二）各二级院系于学生毕业前一个月内将毕业生档案材料移交学生工作处学生档案室，中职附《中职毕业生档案材料移交登记表》， 高职附《高职入学、毕业档案材料移交登记表》，移交清单一式两份，档案室审核后双方签字，各留存一份备查。

（三）新生入学档案和毕业生档案不得迟交、漏交。

第五章 学生档案的转递

第十五条 毕业生档案检查无误后密封，在骑缝线粘贴密封签，并加盖密封章。根据就业办毕业就业通知书报到地址分类整理，填写《学生档案转递通知单》，加盖公章，并附各地区、市县邮寄学生名单汇总，一式两份，一份随档案寄出，一份整理保存，以备核查。

第十六条 学生档案室按照毕业生就业通知书报到地址，于学生毕业后一个月内将分类整理好的毕业生档案通过“邮政 EMS 标准快递”发往各报到单位，也可由接收单位派专人领取。需要自带的，应由学生本人到接收单位档案管理部门办理自带手续。在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题的， 由学生本人承担责任。

第十七条 学生转学、毕业（结业、肄业）、退学、出国、死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。学生档案的转递，由学生档案室和各二级院系配合完成。

第十八条 对材料不齐全的学生档案，各二级院系应及时联系学生追缴，不能收集齐全的毕业生档案及未正常毕业学生档案，暂时保留在学院；因病休学、应征入伍等非在校学生的档案由学生工作处档案室妥善保存，复学后，将其档案重新归入现所在班级；退学的学生档案将其退还给学生本人。

第十九条 转递出的学生档案材料必须完整齐全，严禁扣留学生档案材料，遇特殊情况造成档案遗失的，需按照程序补办，学生擅自拆封造成档案材料缺失的不予补办。

第六章 学生档案的查阅与使用

第二十条 查阅学生档案材料须在档案室内完成，由档案管理人员负责在场全程办理。学院有关部门和有关人员因工作需要查阅学生档案，须填写《学生档案查阅借阅申请表》履行审批手续方可查阅。校外人员因工作需要查阅学生档案，应持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，填写《学生档案查阅借阅申请表》履行审批手续，并经二级院系负责人或相关职能部门负责人批准后方可查阅。

第二十一条 查阅人员查阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、拆散、勾画、标记、抽取、撤换、污损、泄露、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容，也不得翻阅与查阅内容无关的其他材料。

第二十二条 学生不得查阅本人个人档案。确有特殊原因需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，填写《学生档案查阅借阅审批表》履行完审批手续后，由档案管理人员按规定办理。

第二十三条 任何人不得以个人名义借阅学生档案，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位填写《学生档案查阅借阅审批表》，说明借阅理由及归还时间，经系负责人批准后办理借阅手续。学生档案借阅时间一般不得超过 1 周，借阅到期后如需延期，须重新履行审批手续。

第二十四条 外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录对材料内容及数量进行鉴别、审查及核对，严格履行归还手续，填写《借阅学生档案材料归还情况》并及时进行归档，不得擅自转借他人。外借档案材料如有涂改、损坏，影响正常使用，须上报领导审查处理。

第七章 学生档案工作的管理和检查

第二十五条 要改进和完善学生档案管理的各项规章制度，加强学生档案管理队伍建设，定期组织业务辅导和培训，不断提高学生档案管理工作水平，推进学生档案管理工作的标准化、规范化和科学化。

第二十六条 各二级院系档案管理人员对入学初期学生档案进行集中检查，并督查落实新生档案整理、在校期间材料收集和毕业生档案材料转递信息收集等工作，及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题并加以改正。

第二十七条 凡有违反学生档案管理规定，有下列行为之一的，学院将视情节轻重和造成的影响对相关责任人给予批评教育或依照有关规定给予处分，构成犯罪的，移交司法机关依法追究法律责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁学生档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布学生档案的；

（三）擅自涂改、伪造学生档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换学生档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将学生档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附则

第二十八条 本规定适用于学院全日制中职、高职学生档案管理，成人学历教育的学生档案管理可参照本规定执行。

第二十九条 各二级院系可根据本办法制订实施细则。

第三十条 本办法由学生工作处负责解释。

第三十一条 本办法自公布之日开始试行。